役場の窓口でよく見かける、自治体の名称などを本体にプリントした名入れボールペンですが、公文書に使うことが目的であれば、本体のボールペンの品質についてもよく検討してみる必要があります。名入れボールペンは本体をさまざまな種類があるなかから選んだ上で、その軸の側面やキャップなどに企業名、自治体名やキャッチコピー、スローガンなどの任意の文字をプリントで入れるものです。したがって機能性を重視するのであれば、まずは本体にどのような種類を採用するのかが焦点となってきますが、公文書は消しゴムで容易に消せるようでは他人による改ざんのおそれがあるので不可ですし、またインクの質によって筆跡がすぐに劣化してしまうようでも問題です。実は公文書に使用できるボールペンは日本工業規格のなかにある公文書用特定の品質項目の規定を満たしたものに限られ、一般的な製品よりもさらに厳しい基準をクリアしていなければなりません。
もちろん役所が作成する公文書だけではなく、一般の企業であっても契約書のような重要書類を作成するのであれば、公文書の場合に準じた取り扱いとすることが求められますので、結果としては公文書用の製品をはじめから採用しておいたほうがメリットが大きいはずです。名入れボールペンを注文するにあたっては、最初に本体の種類を選び、そのあとで本体に名入れ加工したい文字列やフォント、場合によっては画像などを指定し、画像の場合はベクターデータをあわせてメーカーに送付する手順となります。したがって最初の段階で種類をよく見極めることが重要といえます。